LET THE PLANNING BEGIN!
Die Planung von Events ist spannend und vielseitig – nur leider nicht immer im positiven Sinne, denn: Plötzlich ist schlechtes Wetter bei einem Outdoor-Event, Gäste sagen kurzfristig ab, die Location wurde vom Wirt am falschen Tag eingebucht, und und und. Jeder, der schon einmal selbst Events organisiert hat, weiß, dass die Planung schnell zu einem Test für die eigenen Nerven werden kann. Aber: Kann ein Event trotz unerwarteter Happenings perfekt werden? Oder noch viel wichtiger: Gibt es denn DAS eine perfekte Event überhaupt? Ich finde, ein paar Kleinigkeiten dürfen schiefgehen, denn dann ist es fast schon wieder sympathisch. Damit es aber auch nur bei Kleinigkeiten bleibt, ist eine detaillierte Planung auf alle Fälle notwendig.
Die Detailplanung
Das Datum: Bei Kundenevents sollte das Datum mindestens drei Monate im Voraus feststehen. Hier muss geprüft werden, ob bereits andere kundenrelevante Events stattfinden. Ebenfalls zu vermeiden ist es, das Datum in die Schulferien oder auf einen Feiertag zu legen. Und damit im Idealfall auch alle Zeit haben, ist es empfehlenswert, bereits einen Ersatztermin festzulegen.
Das Budget: Nur, wenn das Budget klar ist, kann auch vernünftig und qualitativ geplant werden. Deshalb ist es wichtig, bereits im Vorfeld die Programmpunkte des Events, die Location, die Verpflegung, das externe Personal (zum Beispiel Fotografen) und die Kommunikationsmittel (zum Beispiel Einladungskarten) – also all das, wofür Ausgaben anfallen können – zu bepreisen. Wenn die Budget-Frage dann geklärt ist, kann die konkrete Planung beginnen.
Das Motto: Wird es ein lustiges Sommerfest mit verschiedenen Spielen für das Team oder eher ein edles Kundenevent? Egal, welches Motto zu welchem Anlass: Es muss immer ein „roter Faden“ für die Veranstaltung gefunden werden, der dann anschließend konsequent umgesetzt wird.
To-Dos vor dem Event:
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Verantwortlichkeiten innerhalb des Planungsteams verbindlich festlegen.
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Gästeliste und Personenkreis festlegen.
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Ablauf des Events definieren.
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Absprachen mit dem Vermieter der Location treffen und verbindlich reservieren.
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Absprachen bezüglich Speisen, Getränke, Mobiliar, Unterhaltung etc.
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Einladungskarten für die Gäste mit Angabe von Datum, Ort und Dauer gestalten. Hier ist es ganz wichtig, dass eine Deadline für die Rückantwort angegeben wird.
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Kommunikationsmittel wie beispielsweise Einladungskarten, Beschilderung, etc. beim Drucker beauftragen.
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Eventuell Fotografen organisieren
To-Dos kurz vor dem Event
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Klare Aufgabenverteilung für das Event vornehmen.
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Personal für den Event-Tag frühzeitig briefen und instruieren (intern und extern).
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Ablauf von Technik, Mobiliar und Infrastruktur inklusive Generalprobe frühzeitig planen.
To-Dos nach dem Event
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Debriefing an interne Mitarbeiter und externe Partner.
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Abrechnungen und Budgetabgleich (SOLL/IST) vornehmen.
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Dankes-Mail oder -Karte an Gäste verschicken (zum Beispiel mit einer Fotogalerie und/oder einer Umfrage mit Bitte um Feedback).
Fazit: Grundsätzlich sollte eine Veranstaltung immer mit Herzblut und Engagement geplant und durchgeführt werden – Egal, ob für einen Kunden oder für das eigene Team. Denn so gelingt die Veranstaltung immer. Ob sie nun perfekt ist oder, ob ein paar Kleinigkeiten eben nicht 100-prozentig klappen, spielt dann keine Rolle mehr. Und solltest Du mal den Überblick verlieren: Wir helfen gerne!
Über die Autorin:
Carola Schardt
0911 9747820
carola.schardt@kontext.com
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