Vorbereitung auf den Ernstfall

Prävention als zentrales Element der Krisenkommunikation

Dass Krisen jedes Unternehmen treffen können, ist ein Fakt. Dazu hat nicht nur die noch direktere Kommunikation zwischen Usern und Marken auf Social Media beigetragen – immerhin kann jetzt schon ein Post eine Kommunikationskrise auslösen. Auch unabhängig von Facebook und Co. lauern für Unternehmen Gefahren, die oft unterschätzt werden. Aber glauben Sie uns: Wir sind keine Schwarzmaler, sondern eine professionelle Agentur für Krisenkommunikation. Daher kümmert sich unser Team täglich um kommunikative Herausforderungen, die für Kund*innen zunächst als völlig unrealistisch galten. Sobald sie jedoch eintreten und eine Krise hervorrufen, sind diejenigen Marketingabteilungen bestens vorbereitet, die sich frühzeitig und in ruhigen Zeiten mit einem zentralen Element der Krisenkommunikation auseinandergesetzt haben: der Krisenprävention.

segelboot vor einer insel in schwarz weiß

Krisenprävention richtig angehen – wir helfen und beraten

Es ist extrem wichtig, sich schon in ruhigen Zeiten auf mögliche Krisen vorzubereiten – vor allem auch kommunikativ. Krisenprävention sollte ein fester Bestandteil der Kommunikationsstrategie sein. Das kann im Fall der Fälle helfen, schneller reagieren zu können und ist damit eine Art Lebensversicherung für Ihr Unternehmen. Das Gute ist: Es gibt umfangreiches Handwerkszeug für eine professionelle Krisenkommunikation! Als erfahrene Agentur für Krisenkommunikation hat KONTEXT nicht nur das theoretische Know-how, sondern auch die richtigen Tools, die man implementieren, und kommunikative Methoden, die man trainieren kann. Wir beraten Sie online und offline, helfen vor, während und nach einer Krise und stellen sicher, dass in der Kommunikation nichts schief geht.

Gefährdungsanalyse in der Krisenkommunikation – die richtigen Fragen stellen

Welche Themen im Unternehmen sind krisensensibel? Wie groß ist deren Wahrscheinlichkeit, wie hoch wäre die öffentliche Relevanz? Mit welchen Zielgruppen steht das Unternehmen in Kontakt? Hat man die sogenannten Stakeholder verifiziert, geht es darum, sie zu priorisieren und zu charakterisieren. So muss in einer Krise zum Beispiel die interne Kommunikation immer vor der externen stehen. Zudem haben Mitarbeiter*innen andere kommunikative Bedürfnisse als Medien oder Behörden. Diese Bedürfnisse muss man kennen, um im Ernstfall zielgruppenorientiert zu agieren.

Die Kommunikationsprozesse mit einer Agentur aufsetzen

Hat man die Analyse abgeschlossen, geht es an das Aufsetzen von Prozessen und die Definition von Zuständigkeiten:

Welche Personen bilden einen Krisenstab?
Welche fachlichen Berater*innen hat der Stab?
Wer ist für die Kommunikation nach außen zuständig?

Welche Kommunikationskanäle gibt es im/vom Unternehmen?
Wer übernimmt das Medienmonitoring?
Wie gestaltet sich die Meldekette?

In dieser Phase der Krisenkommunikation sollten zudem präventiv Kontaktdatenlisten der wichtigsten Zielgruppen angelegt werden, um im Notfall nicht wertvolle Zeit zu verlieren. All diese Informationen fließen bei der Arbeit mit KONTEXT abschließend in das Krisenkommunikations-Handbuch – eine Art interner Leitfaden und Ratgeber für die Krise. Wichtig dabei: Das Handbuch sollte kompakt gehalten werden, für alle relevanten Personen im Unternehmen zugänglich sein und regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Nur, wenn alle Grundlagen für die Kommunikation vorab gelegt werden, helfen die Werkzeuge auch im Notfall.

Mehr Infos dazu?

Ohne ihn geht nichts – der Plan gegen die Krise

Der Krisenkommunikationsplan ist Dreh- und Angelpunkt in der Krisenkommunikation. Unternehmen, die diesen Plan gemeinsam mit uns als Agentur vorab entwickeln, können während einer Krise eine klare und strukturierte Kommunikationsstrategie erarbeiten. Wurden keine präventiven Maßnahmen ergriffen und eine Krise schlägt zu, dann gilt es, diesen Plan in kürzester Zeit aus dem Boden zu stampfen. Eine Mammutaufgabe angesichts der gleichzeitig tobenden Krise. Aus diesem Grund raten wir immer dazu, sich schon früh und unter Anleitung von Profis um den Krisenkommunikationsplan zu kümmern.

Mit dem Krisen-Planspiel Sicherheit gewinnen

Ist das Krisenkommunikations-Handbuch vorbereitet und sind die Bestandteile des Krisenkommunikationsplans verinnerlicht, gibt es bereits eine gute Basis. Das alleine reicht jedoch nicht – denn keiner kann Auto fahren, nur weil er die Verkehrsregeln kennt. Was braucht es, um sicher, reaktionsschnell und souverän zu werden? Training! Training! Training!

Und dafür bieten wir als Agentur für Krisenkommunikation die wunderbare Möglichkeit des Krisen-Planspiels. Man nehme einen für das Unternehmen realistischen Krisenfall, skizziere einen möglichen Verlauf mit spontan eintretenden Ereignissen wie zum Beispiel Medienanfragen, versammele alle relevanten Personen und probe den Ernstfall. So zeigt sich schnell, ob Zuständigkeiten klar verteilt sind, ob Abläufe gut funktionieren und ob die definierten Prozesse auch in der Praxis Bestand haben. Unter Zeitdruck alle wichtigen Zielgruppen bedienen, Presse-Statements verfassen, die Geschäftsführung einbeziehen, vielleicht sogar vor der Kamera Stellung beziehen und Social Media nicht aus den Augen verlieren? Ein Planspiel hilft dabei, Souveränität für den Ernstfall zu gewinnen und gleichzeitig mögliches Optimierungspotenzial aufzudecken. Denn am Ende steht immer – wie im Übrigen auch nach der Krise – die Evaluation. Wie gut und schnell haben sich die Teilnehmenden organisiert, welche Maßnahmen wurden ergriffen und wie haben sie gewirkt, wurde die festgelegte Kommunikationsstrategie eingehalten? Daraus können wichtige Erkenntnisse für die weitere Krisenprävention gezogen werden, die man andernfalls im Ernstfall vielleicht teuer bezahlen würde. Krisenmanagement ist ein stets lernendes Projekt und damit fängt man am besten schon vor der Krise an!

Das Krisen-Planspiel wird individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst und kann mit mehreren Entscheidungsträgern gleichzeitig stattfinden. Ob es vor Ort oder online stattfindet, entscheiden Sie. Die Profis in unserer Agentur beraten Sie gerne zu den unterschiedlichen Modulen.

Lassen Sie uns spielen!

rot blaue Leuchtreklame mit der null-likes-blase

Ein besonderes Augenmerk gilt den Sozialen Medien

Ein wichtiges Augenmerk sollte man in der Präventionsphase auch auf die Sozialen Medien und ihre ganz eigenen Kommunikationsregeln richten – sogar für den Fall, dass man als Unternehmen nicht auf Social Media aktiv vertreten ist. Früher waren es vielleicht „nur“ ein negativer Leserbrief in der Zeitung, eine wütende Mail an den Vorstand oder der berühmte Flurfunk zwischen den Mitarbeitenden, durch die sich Ärger, Angst oder Unwissenheit Ausdruck verliehen haben – die Kontrolle für unsere Kund*innen war in der Krise leichter zu bewahren. Und heute?

Den Shitstorm abwehren

Heute werden diese Emotionen in aller Öffentlichkeit geteilt, verbreitet und kommentiert. Und zwar in einer Geschwindigkeit, die keine Zeit für lange Überlegungen lässt. Nicht jeder Beitrag auf Social-Media-Kanälen wie Facebook, Twitter und Co. erfordert eine Reaktion, aber auf jeden Fall Aufmerksamkeit. Dann gilt es, schnell abzuwägen: Lässt man die Aussage so stehen, holt man die Kommunikation in den nicht-öffentlichen Bereich (z. B. private Nachricht) oder äußert man sich, vielleicht sogar in angemessen humorvoller Art. Ja, Krisenkommunikation muss nicht immer steif und langweilig sein. Wenn es das Thema zulässt, können in der Krise machnmal auch auf lockere Art und Weise die Wogen geglättet werden. Wann das der Fall ist, sagen wir Ihnen als Ihre Agentur für Krisenkommunikation gerne.

Das Navigationssystem durch die Krise

Was alle Kommunikationskanäle in der Krise eint, egal, ob die klassischen Medien oder Social Media: Es ist wichtig, klar, konsistent und schnell zu kommunizieren – die Stakeholder brauchen Orientierung! Diese Aufgabe liegt ganz klar beim Unternehmen. Denn es ist immer besser, das Schiff der Kommunikation selbst durch die unruhige See zu lenken, als sich von tosenden Wellen treiben zu lassen. Eine professionelle Krisenprävention ist dann das Navigationssystem!

Welchen Kanal wir für Ihre PR nutzen, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Wir stellen aber garantiert für Sie sicher, dass Ihre Botschaften, der daraus resultierende Content und die ausgewählten Medien zueinander passen.

Das geben wir Ihnen in der Krise:

Krisen-Management
Risk Management
Stakeholder Management

Online- und Offline-Planspiele
Social-Media-Management
24/7-Soforthilfe

Krisenkommunikation kann:

Klaus Schardt
Geschäftsführer
0911 974780
klaus.schardt@kontext.com